Jak najlepiej zorganizować obieg firmowych dokumentów, do czego mogą przydać się systemy workflow.

Posted on 14/04/2019 7:34am

W większych przedsiębiorstwach które robią spore ilości zakupów codziennie pojawia się pewna ilość dokumentów. Dostarczane są one różnymi sposobami, czasami może to być razem z towarem, czasem równolegle pocztą czy mailem, a czasami może to być nawet parę tygodni po wykonaniu zakupu. Czasami może się pojawić ich większa ilość w pewnych okresach, przeważnie to będzie końcu miesiąca, gdy wiele firm dopełniała będzie formalności z poprzedniego okresu.

dokumenty
Author: Dvortygirl
Source: http://www.flickr.com
Przetwarzanie w sposób ręczny tak dużej liczby różnych dokumentów nie tylko wymaga sporych zasobów ludzkich, ale dodatkowo może powodować liczne opóźnienia i błędy. A to z kolei przekładało się będzie na dalsze procesy, w tym na ściąganie zobowiązań od kontrahentów. Dlatego też firmy w wielu przypadkach podejmują decyzję o wdrożeniu specjalnego oprogramowania, jakie może im pomóc w odpowiednim zarządzaniu fakturami zakupowymi i pozostałymi dokumentami, które pojawiają się w firmie. Za jego pomocą procesy kontroli i ewidencji dokumentów wykonywane są dużo szybciej, a poza tym wymagać będą dużo mniejszych zasobów ludzkich. Oprogramowanie które będzie wspierać workflow faktur - kontynuuj - zależnie od producenta posiadać może rozmaite funkcje, lecz pewne elementy są obecne praktycznie wszędzie - workflow faktur. Podstawową sprawą jest opcja skanowania dokumentów żeby je można było przechowywać w formie elektronicznej. Coraz większa ilość dokumentów jest dostarczana pod taką postacią, jednak te w wersji papierowej należy przerobić na cyfrową w celu możliwości zarządzania nimi dalej.



komputer
Author: Innalibra
Source: http://www.flickr.com
Bardzo przydaje się również mechanizm czytania tekstów ORC, dzięki niemu treść wszystkich dokumentów jest od razu dostępna bez konieczności niewdzięcznego ich przepisywania przez pracowników. Przeważnie takie systemy będą także miały możliwość integracji ze stosowanymi w firmach systemami ERP. Dzięki temu faktury jakie się zarejestruje w systemie workflow będą również dostępne w reszcie działów, przykładowo w przyjęciach albo księgowości. Przy całej firmie zyski z tego, że dokumenty są od razu wprowadzone daje naprawdę sporo korzyści - więcej nowości.

Tags: Elektronika, dokumenty, firma, pracownicy